Accord de sous-traitance

Cet accord fait partie des conditions générales acceptées par chaque Institut. Il encadre le traitement, par Zelqia (l’éditeur de Zelqia (identité publiée dans les mentions légales), « le Sous-traitant »), des données personnelles des Clientes pour le compte de l’Institut (« le Responsable de traitement »), conformément à l’article 28 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

1. Description du traitement

• Objet et finalité : prise et gestion de rendez-vous, fiches clientes, rappels et messages, questionnaires de consentement, fidélité, statistiques et outils de gestion fournis par Zelqia.
• Personnes concernées : Clientes et prospects de l’Institut, membres de son équipe.
• Données : identité, coordonnées, rendez-vous et historique, préférences de communication, notes de l’Institut, photos, réponses aux questionnaires, y compris des informations de santé utiles aux soins (allergies, contre-indications).
• Durée : celle de l’abonnement, puis la période de réversibilité prévue à l’article 7.

2. Obligations du Sous-traitant

• Ne traiter les données que sur instruction documentée de l’Institut, constituée par les présentes, les conditions générales et l’usage qu’il fait du service ; informer l’Institut si une instruction lui paraît contraire à la réglementation.
• Garantir la confidentialité des données et veiller à ce que les personnes autorisées à y accéder y soient tenues.
• Mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites à l’article 4.
• Ne pas utiliser les données des Clientes pour son propre compte, ni les vendre, ni les utiliser à des fins publicitaires.
• Aider l’Institut à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes, notamment par les fonctions d’export, de modification et de suppression du service, et lui transmettre sans délai toute demande reçue directement.
• Aider l’Institut, dans la mesure du possible, pour les analyses d’impact et la consultation de l’autorité de contrôle.
• Mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations, et permettre des vérifications raisonnables, à la charge de l’Institut, moyennant un préavis de 30 jours.

3. Sous-traitants ultérieurs

L’Institut autorise le recours aux prestataires ci-dessous. Le Sous-traitant leur impose des obligations de protection équivalentes et reste responsable envers l’Institut de leur exécution. Tout ajout ou remplacement est annoncé au moins 30 jours à l’avance ; l’Institut peut s’y opposer en résiliant son abonnement sans frais.

4. Sécurité

• Chiffrement des échanges (HTTPS) ; mots de passe hachés, jamais stockés en clair.
• Cloisonnement des données de chaque Institut par des règles d’accès appliquées par la base de données elle-même.
• Accès de l’éditeur limité à l’assistance et à la maintenance, en lecture seule par défaut, et journalisé.
• Hébergement des données dans l’Union européenne ; mises à jour de sécurité régulières.

5. Violation de données

Le Sous-traitant notifie à l’Institut toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations disponibles pour lui permettre, le cas échéant, de notifier la CNIL et les personnes concernées.

6. Transferts hors Union européenne

Tout transfert hors de l’Union européenne est encadré par une décision d’adéquation ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

7. Fin du contrat

L’Institut peut exporter ses données à tout moment. À la fin de l’abonnement, elles sont conservées 12 mois pour permettre une reprise, puis supprimées, sauf demande de suppression anticipée ou obligation légale de conservation. Sur demande, le Sous-traitant confirme la suppression par écrit.

8. Obligations de l’Institut

L’Institut détermine les finalités du traitement, informe ses Clientes, recueille leur consentement lorsqu’il est nécessaire (offres commerciales, informations de santé, photos) et veille à ne saisir que des données pertinentes.

Contact protection des données : contact@zelqia.fr